از ديدگاه كتابداري و اطلاع‌رساني، سند به دو معنا به‌كار مي‌رود يكي به معناي اخص و آن متني است كه براي ثبت رويداد خاصي در يك يا چند نسخه محدود توليد مي‌شود. اين‌گونه سندها معمولا در آرشيوها و بايگاني‌ها نگهداري مي‌شوند و جزء انتشارات عمومي محسوب نمي‌گردند (كه مطمح‌نظر اين مقاله است). ديگري سند به معناي عام است كه به هر نوع نوشته خطي، چاپي، عكسي و يا به‌صورت‌هاي ديگر و هر شيء مادي كه بتوان از محتواي آن اطلاعاتي به‌دست آورد، مي‌گويند .اين نوع اسناد معمولا در نسخ فراوان و به تعداد زياد منتشر مي‌شوند. در اين دايره‌المعارف به سند در معناي اخير در مقاله سندپردازي پرداخته شده است.
انواع سند :
سند را از جنبه‌هاي مختلف مي‌توان تقسيم‌بندي كرد:
- از لحاظ طول عمر شامل سند جاري، نيمه جاري و راكد
- از نظر ارزش شامل اسناد داراي ارزش اوليه (اداري يا استنادي) و اسناد داراي ارزش ثانويه (آرشيوي يا اطلاعاتي)
- از حيث اعتبار قانوني شامل سند رسمي و سند عادي
- از نظر درجه حساسيت شامل اسناد عادي، محرمانه، سري و كاملا سري
- از لحاظ محتوا و موضوع مانند اسناد اداري، مالي، علمي و فني، قانوني، تاريخي، فرهنگي، سياسي، نظامي، اقتصادي و عمراني.
آمار کل اسناد و مدارک موجود در سازمان:
- باستانشناسي : 400000
- پژوهشي : 700
- اسلايد : 155650
- عکس : 67397
- پوستر : 920
- نقشه : 15000
- لوح فشرده : 600
- ميکرو فيش : 4000
- نوار کاست : 2045
- نگاتيو : 150000
- پرونده ثبت : 7640